Les étapes de votre inscription chez Mega.

“Des services différentes s’occupent de la bonne tenue de votre dossier. Que ce soit votre souscription ou la réception de votre première facture mensuelle. Mais également de l’établissement de votre facture annuelle, chacun a son rôle.

Nous vous donnons un aperçu clair des différents talents qui se cachent derrière l’ensemble des tâches réalisées pour vous.

La création de votre contrat d’énergie

Si vous souhaitez réaliser un contrat auprès de Mega, vous pouvez être conseillé par le service Sales. et Pour les plus connectés d’entre vous, il y a également la possibilité de passer par notre formulaire en ligne. Celui-ci gère notamment les offres, les demandes de comparaison, et les inscriptions. Une fois votre inscription faite, votre dossier est analysé par le service after-sales (inscription). Il se charge de regarder et d’analyser les données pour s’assurer que tout est bien complet. En cas d’informations manquantes, il revient vers vous pour vous réclamer les données importantes et pour valider votre dossier.

D’autre part, il y a les achats groupés, organisés par un organisme indépendant. Celui-ci rassemble un groupe de clients et met différents fournisseurs en compétition. Celui qui propose la meilleure offre remporte l’achat groupé. C’est le service “Market and Data” qui charge massivement tous les nouveaux clients, d’un achat groupé. Cela permet de gagner du temps, et de procéder efficacement.

Vous êtes client Mega.

Votre première facture.

Votre contrat est enfin effectif, et vous recevez votre première facture. Pour calculer son montant, le service Market and Data réceptionne une estimation de consommation de votre gestionnaire de réseau. Cet organisme nous transmet effectivement une estimation, basée sur les trois dernières années de consommations liée au lieu d’habitation. Le montant de votre première facture ne vous semble pas correcte?  Nous pouvons le revoir à la hausse comme à la baisse. Le but étant de vous facturer au mieux, selon votre profil et vos bonnes consommations annuelles.

Le département Market & Data : ses missions au cours des différentes étapes de votre contrat.

Ce service, en plus des responsabilités énumérées ci-dessous, s’occupe d’une multitude de procédures. Il s’assure que tout soit parfaitement en ordre. Dans le cadre d’un déménagement, il se charge d’une part, de vérifier vos index pour établir la facture de clôture pour votre ancien point de livraison. Cela vous permet de démarrer avec le bon index de départ à votre nouveau domicile. Cela vous évite aussi de payer la consommation du locataire/propriétaire précédent. Grâce à ces bons relevés d’index, vos factures de régularisation sont correctes, et reprennent votre réelle consommation.

L’importance d’un bon relevé d’index

Communiquer son bon relevé d’index est primordial également lorsque vous changez de fournisseur.

• Quand vous êtes nouveaux client chez Mega, votre gestionnaire de réseau vous demandera de procéder au relevé d’index .
• Pour la bonne tenue de votre dossier, et pour être facturé correctement, il importe de transmettre l’index correct.
• Si vous ne communiquez pas celui-ci, il sera alors estimé par votre gestionnaire de réseau.
• De même, dans le cadre d’un changement de fournisseur, le gestionnaire de réseau vous demandera le relevé d’index. Il importe que celui-ci soit correct, afin que l’on vous facture correctement.

De manière plus générale, le département s’assure que chaque client bénéficie bien du bon tarif. En fonction du tarif choisi et de la date de souscription, le système contrôle les dossiers. Nous serons ainsi certain que le bon prix soit appliqué. De plus, si le client introduit une demande de modification de contrat (avant le début effectif, ou le mois en cours), le service modifie les tarifs, en fonction du souhait du client. Exemple : le client a demandé au départ un contrat variable, mais souhaite finalement un contrat fixe.

Enfin, ledit service s’occupe du parrainage. Les clients Mega ont en effet l’opportunité de parrainer leurs proches à la recherche d’un nouveau fournisseur et qui souhaiteraient opter pour Mega. A ce titre, c’est market and data qui se soucie d’appliquer correctement la ristourne pour le parrain et le filleul, de sorte que ce soit correctement enregistré dans le dossier, et appliqué lors de la facture annuelle.

Notification d’échéance

Votre facture mentionne à chaque fois la date d’échéance, autrement dit la date pour laquelle votre paiement doit être effectué. Il arrive que des factures soient en retard et que certains clients ne soient donc pas en ordre de paiement vis-à-vis de Mega. Dans ce cas de figure, nous envoyons une notification d’échéance pour rappeler la somme qui reste due. C’est le service Invoice Collection qui opère cette tâche, pour vous rendre service et pour vous éviter d’éventuels frais. Si vous désirez plus de facilité, et que vous voulez être serein, vous pouvez d’ailleurs opter pour la domiciliation qui reste sûre et efficace.

Les remboursements

Au cours de votre contrat, peuvent survenir des remboursements liés à votre facture de régularisation annuelle. En effet, si vous avez payé des acomptes provisionnels trop élevés par rapport à votre réelle consommation, le surplus vous sera remboursé. Notre département Invoice and Payment s’assure du bon déroulement de cette procédure. Pour ce faire, nous devons être en possession de vos données bancaires et vous devez être totalement en ordre de paiement. De même, si vous avez payez une somme sur notre compte qui ne nous était pas destinée, c’est ce même service qui opèrera le remboursement dans les meilleurs délais.

Facture annuelle erronée

Votre facture de régularisation reprend des index estimés et vous semble anormalement basse ou élevée ?

• Nous vous conseillons de prendre contact avec nos services, et nous transférerons votre demande de modification au service Metering Rectification. Celui-ci peut introduire une demande de rectification d’index, auprès de votre gestionnaire de réseau, sur base d’une photo de votre compteur.
• Cette démarche peut prendre entre quatre et six semaines, et elle aboutira à l’établissement d’une facture annuelle correcte, sur base de bons index.
• Généralement, la mauvaise facture de régularisation annuelle fait suite à un index qui a été estimé, d’où l’importance de bien le communiquer au moment opportun.

En quelques mots

L’équipe Back Office sera encore amenée, à moyen terme, à se développer avec des profils précis et polyvalents pour répondre aux besoins de l’entreprise et aux challenges à venir dans le futur. Le but premier de ce service est de satisfaire au jour le jour, le client, tout comme les autres départements qui composent Mega. On remarque d’ailleurs une vraie complémentarité au sein de Mega : le Back Office est un réel support au Care (qui regroupe le service commercial, le service facturation, le service inscription), par son action technique et ses responsabilités mentionnées ci-dessus.

Désormais, vous avez un bel aperçu des différents atouts, qui s’occupent de votre contrat et de vos demandes. N’oubliez pas que vous pouvez toujours consulter les données de votre contrat d’énergie en vous rendant dans votre espace client myMega dès maintenant !

Si vous souhaitez vous tenir au courant de l’actualité du marché de l’énergie, n’hésitez pas à consulter régulièrement notre blog.